Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat berkembang dan membantu kemajuan penyebaran ilmu psikologi, seperti yang sudah dijelaskan pada postingan saya sebelumnya. Berikut ini adalah salah satu contoh lagi penggunaan teknologi dalam bidang psikologi, yaitu bagaimana manfaat membangun database untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan administrasi psikologi.
A. Pengertian Database
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Database juga merupakan representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Untuk singkatnya, Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula
Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar, misalkan data-data politeknik elektronika.
Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database. Untuk menyimpan informasi yang ada dalam Database diperlukan table. Jadi Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu.
Berikut ini istilah yang dipergunakan dalam Database :
A. Pengertian Database
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Database juga merupakan representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Untuk singkatnya, Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula
Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar, misalkan data-data politeknik elektronika.
Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database. Untuk menyimpan informasi yang ada dalam Database diperlukan table. Jadi Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu.
Berikut ini istilah yang dipergunakan dalam Database :
- Database : Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
- Data : fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
- Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record
- Record :disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field.
- Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.
- Primary Key : Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian ( searching ), pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat.
- Query : Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ).
- SQL : Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86.
Tujuan dari desain database adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Database yang sudah masuk dalam suatu media penyimpanan tidak akan pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang familiar dengannya, misalkan saja perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.
C. Penggunaan Access
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti "Sistem Manajemen Basis Data". DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS).
Database pada Access lebih dari sekedar data. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:
- queri untuk mengorganisasi data,
- forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,
- reports untuk mencetak hasil,
- macros & program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas aplikasi database. Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb.
Kelebihan dan Kekurangan Ms. Access :
- Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien atau server.
- Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.
Ada beberapa manfaat database bagi sistem informasi diantaranya :
- Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi
- Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
- Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)
- Menghindari terjadinya inkonsistensi data
- Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
- Menyusun format yang standar dari sebuah data.
- Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
- Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.
Penggunaan teknologi database bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi. Kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.
Jadi, pembuatan database dalam dunia psikologi sangat memudahkan user untuk pencarian data yang dibutuhkan, seperti seorang HRD yang ditugaskan memberikan penilaian kepada salah satu karyawan maka ia harus melihat data-data terdahulu yang disimpan pada database "DATA KARYAWAN", yang mungkin saja berisi nama, alamat, nomor pegawai, hasil tes psikologi terdahulu, dan sebagainya. Dengan adanya database tersebut, user hanya membutuhkan satu PRIMARY KEY untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, sehingga tidak terjadi data ganda.
Seorang psikolog pun bisa menyimpan data-data tes psikologi kliennya beserta data pribadinya untuk digunakan dikemudian hari. Seperti konselor pendidikan yang akan memberi penilaian kepada murid-murid, maka ia akan mengambil data-data yang dibutuhkan dari database tersebut.
Keuntungan membuat database, seperti yang telah dijelaskan, sangatlah banyak dan mampu memudahkan user untuk mengambil data yang dibutuhkan. Namun pembuatan database tersebut haruslah sangat cermat karena jika tidak akan menyebabkan kerancuan data yang tersimpan, proses pengambilan yang lambat, dan bahkan hilangnya data yang dibutuhkan. Oleh karena itu, secanggih-canggihnya teknologi tidak akan luput dari human error, maka minimalkan kesalahan tersebut dan tetaplah open minded terhadap kemajuan teknologi
DAFTAR PUSTAKA :
http://bowoblog.wordpress.com/2009/05/26/definisi-basis-data-database/
http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database
http://ktiara92.blogspot.com/2010/04/4manfaat-database.html
http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068242-manfaat-database/
lecturer.eepis-its.edu/~tessy/lecturenotes/db1/Bab1.pdf
Gemilang,Route.2008.Pengantar Teknologi Informasi.Institut Teknologi Sepuluh November
